A agilidade dos serviços oferecidos por meio da internet e uma grande economia de papéis são as principais características do novo sistema de emissão de documentos e consulta da situação cadastral de empresas implantado pela Jucems (Junta Comercial do Estado de Mato Grosso do Sul).
Agilizando o processo de consultas, impressão de contratos e arquivamento de forma segura das informações de cada empresa, o sistema chamado e-DOC Mercantil permite que órgãos e entidades tenham acesso a informações e cópias de documentos de empresas e seus sócios arquivados na Jucems e que já foram convertidos em arquivos digitais.
“Todo este sistema vai gerar economia e esta celeridade do processo vai encurtar o caminho das consultas e emissão de documentos em pelo menos 30 dias”, explica o presidente da Jucems, Wagner Bertoli.
Pelo sistema poderão ser emitidas, em apenas cinco minutos, nos 18 escritórios regionais da Jucems, Certidões Simplificadas e de Inteiro Teor. Este processo, conforme o diretor da Junta, demorava cerca de quatro dias na Capital e um tempo ainda maior para os escritórios do interior, já que toda documentação era enviada para Campo Grande. O e-DOC Mercantil vai permitir também alterações cadastrais em tempo real. “O analista acessa o processo e já tem na tela todas as informações. Desta forma podemos evitar uma série de problemas e erros, além de evitar o extravio de documentos ou que algum documento seja arquivado erroneamente”, pontua Bertoli.
Para digitalização de todos os processos do acervo documental da Junta Comercial, o governo do Estado investiu cerca de R$ 2 milhões. “Estamos à frente de muitos Estados com este processo que disponibiliza todas as imagens dos documentos dos processos de cada empresa. É uma mudança radical e a Junta Comercial vai passar por outro momento saindo do papel e entrando totalmente na era digital”, conta o presidente da Jucems.
A digitalização permite que estes órgãos que trabalham em defesa da sociedade consultem a situação cadastral ou até mesmo façam alguma alteração no cadastro empresarial. Os documentos emitidos pelo sistema são certificados juridicamente e aceitos em todas as esferas dos poderes Executivo e Judiciário.
A Jucems vai disponibilizar o sistema com acompanhamento, apoio e aprovação da SGI (Superintendência de Gestão da Informação), unidade vinculada à Secretaria estadual de Fazenda. Para ter acesso, os órgãos e entidades interessados deverão assinar um convênio com o governo do Estado, o que deverá ocorrer a partir deste mês, segundo o diretor da Junta Comercial.
O próximo passo, de acordo com Bertoli, é disponibilizar o sistema também para os profissionais que fazem a contabilidade das empresas do Estado que poderão realizar consultas de seus escritórios.
